Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, im B2B-Geschäft selbst elektronisch zu fakturieren, folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz von 2024.

Wichtig ist die Begriffsklärung, denn an ihr scheitern viele Umstellungen: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland praktisch XRechnung (ein reiner Datensatz) oder ZUGFeRD ab Version 2.x (PDF mit eingebettetem Datensatz). Das Papierdokument und das einfache PDF verlieren im B2B-Verkehr schrittweise ihren Status.

Was das für kleine Unternehmen konkret heißt

Die Empfangspflicht gilt seit Jahresbeginn ausnahmslos, auch für Kleinunternehmer und Vermieter mit Umsatzsteuer-Option. Praktisch genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach; die Rechnung muss aber maschinenlesbar archiviert werden, acht Jahre lang nach den GoBD. Wer eingehende XRechnungen bisher ungelesen löscht oder ausdruckt, riskiert den Vorsteuerabzug.

Für die Ausstellungsseite bleibt Zeit, aber weniger, als es klingt. Die Rechnung ist einfach: Wer 2026 ein Buchhaltungs- oder Fakturaprogramm neu anschafft, sollte die E-Rechnungs-Formate gleich mitprüfen, statt 2027 erneut umzustellen. Die gängigen Rechnungsprogramme beherrschen XRechnung und ZUGFeRD inzwischen im Standard; Übergangsregelungen erlauben bis Ende 2026 noch Papier und PDF, sofern der Empfänger zustimmt.

Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze. Fahrausweise sind ebenfalls befreit. Für alle anderen gilt: Die Umstellung ist kein Digitalisierungsprojekt, sondern eine Fristensache, und die nächste Frist steht bereits im Gesetz.

Ein Nebeneffekt wird dabei unterschätzt. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich ohne Abtippen in Buchhaltung und Zahlungsverkehr übernehmen; wer die Umstellung ohnehin machen muss, kann Eingangsrechnungsprüfung und Zahlläufe gleich mit automatisieren. Aus der lästigen Pflicht wird dann ein messbarer Zeitgewinn, Branchenschätzungen gehen von mehreren Euro Bearbeitungskosten weniger je Rechnung aus. Die Pflicht kommt ohnehin. Den Nutzen mitzunehmen, ist die einzige Entscheidung, die noch offensteht.